Homologación
Apostilla de la Haya, Legalización de Documentos
Existen 2 procedimientos que es conveniente diferenciar. Cuando una persona debe entregar un documento oficial extranjero en España o un documento oficial español en el extranjero debe comprobar si el país de donde se quiere hacer valer está dentro de los países firmantes del Convenio de la Haya de 1967 (pinche aquí para comprobar los países firmantes).
ESTOS PROCESOS DE LEGALIZACIÓN O APOSTILLA DE DOCUMENTOS SON REALMENTE COMPLEJOS Y LARGOS EN EL TIEMPO.
EN EXPERTO_EXTRANJERIA ESTAMOS FORMADOS EN ESTE TIPO DE TRÁMITES DESDE HACE MUCHOS AÑOS Y PODEMOS HACÉRSELO EN TIEMPO RECORD.
Vamos a centrarnos ahora en cada uno de los 2 procedimientos:
- APOSTILLA DE LA HAYA
- a.) Tribunal Superior de Justicia.
- b.) Ministerio de Justicia.
- c.) Colegio de Notarios.
- a.) Documentos judiciales: Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
- b.) Documentos administrativos.
- c.) Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
- a.) Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
- b.) Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
- c.) Los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.
El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una Apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.
Así, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
¿Dónde se obtiene la Apostilla de la Haya?
La apostilla ha de obtenerse en el país emisor del documento. No es posible tramitar la apostilla en el país de destino.
Caso 1: documento español
Si su documento ha sido emitido por una institución española, podemos encargarnos de todos los trámites para la obtención de la correspondiente apostilla y su traducción jurada al idioma correspondiente.
En función del documento, la Apostilla de la Haya será solicitada ante:
Caso 2: documento extranjero
Si su documento se ha emitido en otro país, como Estados Unidos, Francia, Alemania, etc. Deberá ser apostillado por la autoridad competente en dicho país y traducido por un traductor jurado oficial para que este documento sea válido en España. En este caso deberá obtener previamente la apostilla en el país de origen para lo cual también podemos ayudarle pues trabajamos con despachos de abogados de todo el mundo para realizar estos trámites.
¿Qué documentos pueden apostillarse? Documentos públicos:
Sin embargo, no se aplicará a:
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EJEMPLOS DE APOSTILLAS:
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
- 1.- Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación.
- 2.- Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes. Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
- 1.- Los documentos oficiales de enseñanza superior:
Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la: Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones. Los títulos no universitarios deberá legalizarlos el: Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios. Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
- 2.- Los documentos oficiales de enseñanza no superior:
Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
- 3.- Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas:
En estos casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia. En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.
- 4.- De entidades religiosas:
Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. También podrá realizarse este trámite por vía notarial.
- 5.- Certificados médicos:
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España o al colegio médico de su provincia.
- 6.- Certificados veterinarios:
Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.
- 1.- Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional).
- 2.- Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio).
- 3.- Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio).
La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.
A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.
CASO 1:
Documento español que necesitamos hacer valer en Jamaica o en Arabia Saudí: el documento original debemos de legalizarlo en el Ministerio competente que haya emitido el documento y posteriormente legalizarlo en la Embajada o Consulado del país donde lo vamos a presentar, en este caso, en la Embajada de Jamaica o de Arabia Saudí y pagar las tasas correspondientes que allí nos pidan.
¿Qué documentos pueden legalizarse?
Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.
¿Caducan las legalizaciones?
No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.
¿Qué documentos emitidos por las autoridades españolas están destinados a utilizarse en el extranjero?
De todos los documentos elaborados por las autoridades de nuestro país, los siguientes pueden tener efecto en el exterior:
Emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social. Su legalización debe ser efectuada en primer lugar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y en segundo lugar por las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.
Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden: la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva; la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y las embajadas y consulados en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros).
La legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial.
Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera. Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notarios, colegios notariales, Ministerio de Justicia-Legalizaciones, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Judiciales
En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc. Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma; Ministerio de Justicia-Legalizaciones , Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización
En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.
¿Qué documentos emitidos por las embajadas y consulados extranjeros en España son legalizados directamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación?
Las representaciones extranjeras en España incluidas en esta lista emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales que son legalizados de forma directa por la Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.
¿Deben traducirse los documentos que se desea legalizar?
Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales.
Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:
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EJEMPLOS DE DOCUMENTOS DE LEGALIZACIÓN:
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